Планирование конкурса
Любой прием на работу должен проходить по плану. У Вашей Компании есть цели. Под реализацию этих целей выделяются рабочие места. Когда есть незанятые рабочие места — пора проводить конкурс. Или конкурс проводится, когда рабочие места заняты не тем, кем надо.
Часто возникает желание принять на работу подходящего человека, когда подворачивается удачная возможность. Но помните: нет свободного места — нет приема на работу! Приоритеты просты: человек для нашей команды, а не команда для человека.
Организаторы и заказчики конкурса
Для успешного решения любой задачи необходимы конкретные люди, лично в этом заинтересованные — в том числе и для удачного проведения конкурса. Предлагаемая мной технология набора кадров с проведением конкурса на основе ассессмент-центра весьма эффективна. Но простой ее не назовешь. Потребуется целая команда сотрудников Вашей Компании, выполняющих различные роли при организации и проведении конкурса.
Фактически, Вам понадобится даже две команды. Первая команда работает все время от запуска конкурса и до его проведения. Они обеспечивают разработку и размещение вакансий, ответы на звонки и письма соискателей, отбор резюме, приглашение соискателей и работу с соискателями в общем зале непосредственно при проведении конкурса. Вторая команда — жюри конкурса. Жюри проводит отбор из пришедших на конкурс соискателей и вербует тех, кого Компания готова взять на работу. Сотрудники Компании, задействованные в жюри конкурса, тратят на это несколько часов своего времени вечером того дня, когда проводится конкурсный отбор.
В команду организаторов конкурса могут входить:
Заказчик. Руководитель, в непосредственном подчинении которого окажутся принятые на работу сотрудники. Для конкурса на менеджеров по продажам это - начальник отдела продаж. Иногда заказчиков может быть несколько. Например, начальник отдела продаж и старшие групп (супервайзеры). В этом случае новые сотрудники попадут в непосредственное подчинение к старшим групп. А начальник отдела продаж будет руководить всем подразделением. Другой вариант - пара заказчиков: коммерческий директор и начальник отдела продаж.
Решающее лицо. Человек, который принимает окончательное решение о приеме на работу сотрудников в Вашу Компанию. Обычно это - сам директор.
Организатор конкурса. Тот, кто в наибольшей степени владеет всей технологией проведения конкурса. Организует и проводит конкурс «от и до». Он разрабатывает тексты вакансий, согласует блоки вакансий. Решает, где размещать вакансии и какой на это выделять бюджет. Затем он контролирует работу администраторов конкурса. Когда приближается дата конкурса и резюме собраны, он участвует в отборе резюме соискателей, решая, кого из них нужно пригласить на конкурс. Важнейшую роль он играет и в процессе проведения конкурса. Это может быть как начальник отдела кадров, так и директор по развитию или коммерческий директор. Что, если в Вашей команде пока нет такого сотрудника? Все равно для организации таких конкурсов Вам необходим опытный руководитель, полностью владеющий данной технологией. Например, им можете стать Вы, раз уж Вы читаете эту книгу.
Администраторы конкурса. В процессе организации, запуска конкурса и сбора резюме на них ложится основная нагрузка по подготовке конкурса. Именно они контролируют размещение вакансий, отвечают на звонки соискателей и их письма. Потом они приглашают избранных соискателей в Ваш офис для прохождения конкурса. В процессе самого конкурса они решают важные административные вопросы, присутствуя в общем зале, где основную часть времени находятся соискатели. Полностью подготовленных администраторов конкурса, владеющих всеми необходимыми для выполнения их задач навыками и технологиями, для надежности должно быть как минимум двое. Или больше. При этом организатор конкурса может по совместительству исполнять обязанности одного из администраторов конкурса.
Дополнительные члены жюри конкурса. По необходимости и желанию. Обычно взрослые, опытные, повидавшие жизнь и хорошо разбирающиеся в людях сотрудники. Также в составе жюри необходим хотя бы один сильный профессионал с серьезным опытом именно той работы, на которую мы подыскиваем сотрудников. Его опыт будет особенно важен для оценки квалификации сотрудников при выполнении практических заданий. Так что, если директор молодой Компании хочет набрать менеджеров по продажам, но у него самого нет серьезного опыта переговоров - ему нужно привлечь в жюри конкурса какого-то знакомого сильного и опытного коммерсанта. Например, знакомого коммерческого директора из другой Компании.
На этапе запуска конкурса и дальнейшего сбора резюме организация всего процесса ложится на организатора конкурса и администраторов конкурса. Для отбора резюме соискателей перед приглашением может при необходимости привлекаться заказчик конкурса. А при проведении самого конкурсного отбора, чтобы, используя ассессмент-центр, выбрать наиболее перспективных для нас сотрудников из большого числа пришедших на конкурс соискателей, задействуются заказчик конкурса, решающее лицо и дополнительные члены жюри конкурса. Конкурс проводится в двух помещениях: соискатели собираются в общем зале. А жюри проводит свою основную работу в переговорной рядом с общим залом. При этом администраторы конкурса находятся в общем зале вместе с соискателями, контролируя их и поддерживая работу жюри.
Вначале кто-то предлагает запустить конкурс. Это может быть заказчик, организатор или директор Компании. Принимается решение о запуске конкурса, после чего совместно с организатором конкурса формируется команда сотрудников, которые запустят и проведут конкурс. После чего каждый выполняет свою часть работы. Организатор и администраторы конкурса ведут текущую работу по организации и подготовке конкурса три недели с момента запуска и до первого конкурсного отбора. А потом еще неделю - до второго конкурсного отбора. К отбору резюме может привлекаться заказчик конкурса, но это так или иначе не занимает много времени. А все остальные участники команды конкурса задействуются только при самом проведении многоэтапных конкурсных отборов (ассессмент-центров) - два раза по несколько часов. Как видите, эта технология проведения конкурса требует значительных затрат времени и сил низового административного персонала. Зато время и силы ключевых сотрудников Компании, особенно тех, кто входит в жюри конкурса, расходуется весьма экономно.
Каково наименьшее количество сотрудников, которые могут организовать и провести конкурс по этой технологии? Нам потребуется как минимум один администратор конкурса. На него ляжет основная нагрузка в процессе подготовки конкурса. Подстраховывать и при необходимости заменять его может организатор конкурса. При проведении конкурса администратор будет с соискателями в общем зале, а организатор войдет в жюри. Дополнительно в жюри нужен будет хотя бы еще один человек. Таким образом, по минимуму достаточно будет трех человек, из которых один будет задействован только непосредственно при проведении конкурсного отбора.
Каково оптимальное количество сотрудников для организации и проведения конкурса? Нам потребуется как минимум два администратора конкурса. Если оба администратора - молодые девушки, не выглядящие статусно в глазах соискателей, на время проведения конкурса к ним в общую комнату желательно направить на усиление кого-то третьего. Желательно - сотрудника в возрасте, весомого, статусного вида, с большим опытом воздействия на людей. Не обязательно руководителя: властная бухгалтерша или финансистка 40-ка или 50-ти лет вполне может подойти. В жюри конкурса оптимально - три человека. Можно и четыре. Итого в сумме получается 5-7 человек: 2-3 в общей комнате и 3-4 в жюри.
Возможно ли, чтобы в жюри конкурса было больше человек - например, 5 или 7? Возможно, но принятие решений будет идти дольше, и конкурс затянется. Если на таком конкурсе будет 10 соискателей, разница будет небольшой. А вот если соискателей будет 30, есть риск серьезного увеличения продолжительности конкурса.
Особое внимание нужно обратить на состав жюри. С одной стороны, нам в жюри обязательно нужен кто-то, кто отлично разбирается в специфике той деятельности, на которую мы набираем сотрудников. Например, если мы ищем финансового директора, в жюри нам будет нужен финансовый директор - или человек близкой квалификации. А поскольку своего финансового директора у нас, скорее всего, нет (раз мы проводим конкурс по набору именно на эту позицию), нужно будет пригласить в жюри финансового директора со стороны.
Кроме того, в жюри обязательно нужен кто-то возрастной и статусной внешности. Не лучший вариант, когда собеседования с соискателями проводит молодой руководитель, причем в одиночку! Даже если в жюри будет несколько человек, и все - довольно молодые, успешность вербовки соискателей может существенно снизится.
Например, мне на момент написания этой книги 40 лет - и я знаю, что в глазах некоторых соискателей я все еще выгляжу слишком молодо. Поэтому я стараюсь, чтобы в жюри конкурса вместе со мной был кто-то из моих коллег - мужчин (или хотя бы женщин) в возрасте за 50, а лучше - за 60 лет. Разумеется, нужна представительная внешность и соответствующий стиль одежды. А вот активное участие в отборе этих членов жюри не обязательно. Весь конкурс они могут спокойно сидеть, слушать соискателей, кивать головой и молчать. С другой стороны, их жизненный опыт, умение увидеть и оценить неявные моменты в поведении соискателей могут оказать Вам неоценимую помощь при проведении конкурса.
Сроки проведения конкурса
Далее необходимо определиться со сроками проведения. Полный конкурс по приему на работу менеджеров по продажам занимает четыре недели. Он проводится «дуплетом». Фактически, Вы проводите два конкурса с интервалом в неделю: один на третьей, другой на четвертой неделе с начала мероприятия. А если нужен только один менеджер по продажам? Тогда достаточно будет принять двух-трех стажеров. Можно обойтись одним конкурсом, и весь процесс займет три недели.
Посмотрим, как проходит полный конкурс. К примеру, 20 января 2014 года (в понедельник) Вы окончательно приняли решение, что Вам нужны менеджеры по продажам. Чтобы набралось необходимое количество резюме, вакансии должны размещаться три недели: с 20 января по 10 февраля. Проводить конкурсный отбор в понедельник - не лучший вариант (хуже - только пятница). Так что Вы планируете, что будете проводить конкурсный отбор 11 февраля, во вторник. Если Вы размещаете только одну вакансию - дату, до которой принимаются вакансии, нужно ограничить 10 февраля 2014 года (за день по проведения конкурсного отбора). Если Вы параллельно размещаете две или три вакансии - вторую вакансию можно ограничить датой 11 февраля, а третью - 7 февраля (за 2 рабочих дня до проведения конкурсного отбора). У соискателей должно складываться впечатление, что Вы параллельно проводите 2 или 3 конкурса - все на разные позиции. А значит, будет уместно, чтобы и даты, до которых идет сбор резюме по каждой из этих вакансий, были разными.
Для надежного результата одного конкурсного отбора недостаточно. Вы будете размещать вакансии еще 1-2 недели после проведения первого конкурсного отбора. Допустим, Вы запланировали второй конкурсный отбор на четверг, 20 февраля. Тогда дата, до которой идет сбор резюме по первой из вакансий, с 10 февраля меняется на 19 февраля. По второй вакансии дата, до которой идет сбор резюме, меняется с 11 на 20 февраля. По третьей вакансии - с 7 на 18 февраля.
Почему конкурсный отбор проводится через день после даты закрытия, указанной в основной вакансии? Причины две:
резюме часто приносят уже после завершения конкурса: иногда их тащат целую неделю после того, как все должно было закончиться. Это - также хорошая причина, чтобы после основного конкурсного отбора через неделю-две провести «дуплетный» конкурсный отбор требуется минимум два дня, чтобы связаться со всеми участниками и пригласить их на конкурс. Для большей эффективности приглашения соискателей имеет смысл прозванивать соискателей дважды. Первый прозвон и приглашение соискателей делается за 2-3 рабочих дня до даты проведения конкурса. Второй прозвон, окончательное напоминание о приглашении и подтверждение прихода делается в день конкурса.
И не забудьте, что к моменту проведения конкурса должны быть подготовлены и оборудованы рабочие места для тех, кого Вы будете принимать на работу!
