Координатор отдела продаж обязанности
Продажа - сложный процесс общения с клиентом, в котором участвуют не только менеджеры.
Эффективную работу подразделения обеспечивает команда коммерсантов, руководитель и его ассистент, координатор отдела, секретарь и аналитик.
В крупных компаниях на каждую должность находится сотрудник, а в небольших обязанности часто совмещаются. Например, функции ассистента (секретаря) и администратора может совмещать один человек. Разберемся, что входит в обязанности на каждой должности.
Обязанности ассистента руководителя отдела продаж
Помощник руководителя - его “правая рука”. На это место выбирают сотрудника, понимающего как работает отдел. Его задача - “разгрузить” руководителя, взяв на себя ответственность за рутинные обязанности. Ассистент следит за соблюдением графика встреч, своевременным поступлением информации и отчетности, отвечает на письма и звонки начальника.
В обязанности ассистента руководителя отдела продаж также входит выполнение поручений руководителя. Каждый управленец выстраивает собственные отношения с помощником. В круг задач может входить бронирование билетов в случае командировок, подготовка к переговорам, общение с коллективом от лица руководителя и другие задачи.
Ассистент - универсальный специалист. Он разбирается в продажах, финансах, подготовке кадров, тайм-менеджменте, ведении переговоров, знает иностранные языки. Одно из главных качеств такого специалиста - стрессоустойчивость, поскольку нагрузка значительна. Руководитель может дать поручение в любое время дня и ночи, отправить в командировку или дать срочную и сложную задачу.
Должность помощника руководителя - одна из самых значимых и интересных. Ассистент первым узнает важные новости и всегда находится в центре событий. Правда, если начальник не в духе, первым попадет также помощнику.
Ассистент отдела продаж, в обязанности которого входит помощь руководителю, в перспективе может получить повышение при продвижении начальника по карьерной лестнице. Место в Компании предоставляет большие возможности и значительную ответственность. Опоздание начальника на встречу с партнером может привести к потери многомиллионной сделки.
Ассистент отдела продаж обеспечивает связь между начальником и коллективом, решая часть вопросов с сотрудниками от лица начальства. Его задача - дать руководителю возможность заниматься непосредственно управлением, а не рутиной.
Администратор отдела продаж - обязанности
Этот сотрудник компании берет на себя ответственность за документооборот и решение ежедневных задач, сопровождающих продажи. В крупной компании, насчитывающей более сотни менеджеров по продажам, без этой должности не обойтись. Контроль договоров и отчетов должен быть, а если этим будут заняты менеджеры, времени на продажи не останется.
Администратор контролирует готовность бумаг на подпись, ведет протоколы совещаний, следит за соблюдением сроков, а также оформляет справки для сотрудников, дополнительные соглашения и другие бумаги.
Администратор отдела продаж, обязанности которого заключаются в обеспечении бесперебойного потока информации между сотрудниками, также принимает претензии от клиентов, помогает связаться с нужным сотрудником или решить другой текущий вопрос.
Важно следить за своевременным поступлением информации, поскольку пропуск события из жизни рынка и конкурентов может обойтись в круглую сумму.
Аналитик отдела продаж - обязанности
Еще один человек, без которого работа отдела не будет эффективной - аналитик. Его основная задача - анализ рынка и сбыта. Специалист предсказывает тенденции, определяет какие из товаров компании востребованы на рынке.
Чтобы сделать вывод об успешности сбыта продукта, проводится анализ результатов работы за прошлые периоды, оцениваются действия конкурентов, статистика и информация из открытых источников. Также аналитик оценивает сезонные колебания спроса и продажи конкретных товаров (товарных групп).
Подготовка специалиста зависит от специфики компании. В пекарне будет анализироваться спрос на пончики и пироги, для работы в интернет-магазине понадобятся знания Google-Analytics и Яндекс.Метрики. В отношении b2b - немного другая история. Этот рынок сложнее, здесь нужно анализировать не только собственные результаты и сведения с рынка, но и политические и экономические тенденции.
Аналитик отдела продаж, обязанности которого тесно связаны с планированием, представляет информацию руководству по первому требованию. Сведения должны быть “упакованы” в диаграммы и таблицы для удобства восприятия.
Чтобы справиться с такой работой потребуются аналитические навыки, умение работать с большим объемом информации, внимание к деталям, навык построения прогноза и понимание процесса продажи.
На плечи аналитика также ложится отслеживание показателей эффективности работы менеджеров по продажам. Учитываются результаты отдельных коммерсантов, отделов в целом. Также проводится анализ результатов телефонных переговоров. Например, выясняется какой товар пользуется большим спросом и хватает ли его на складе.
Координатор отдела продаж - обязанности
Как и предыдущие, должность относится к административным, то есть специалист не занимается продажами. Координатор обеспечивает слаженность работы отдела продаж с другими подразделениями компании, отслеживает сроки поставки и поступление денег на счет. Также работа сотрудника может подразумевать подготовку отчетов.
Координатор отдела продаж, обязанности которого носят не только административный, но и аналитический характер, помогает уменьшить нагрузку на руководителя и менеджеров, выполняя часть рутинной работы. Он помогает составить график встреч для коммерсантов, следит за выполнением договоренностей и обрабатывает информацию по клиентам.
Менеджеры по продажам - основа любого отдела. Именно от них зависит прибыль компании. Но работать эффективно они не могут без помощников - администратора, координатора и других специалистов, которые дают коммерсантам возможность заниматься продажами, а не анализом, подготовкой и заполнением бумаг.
