Автоматизация kpi
KPI - сложная система показателей, устанавливающая зависимость между итогами работы коллектива и доходом. О преимуществах такой системы мотивации сказано много. На практике внедрение системы KPI чревато возникновениями трудностей оргаизационно-технического характера. Избежать их поможет использование специального программного обеспечения.
Зачем нужна автоматизация KPI
Использование специальных программ обусловлено следующим:
- Программа помогает хранить большие объемы цифровой информации, которые без автоматизации просто потеряются;
- Система KPI включает несколько показателей, обычно их 3-5.С учетом количества сведений о каждом сотруднике по месяцам, объем информации выходит значительным. Сведения требуют сортировки и хранения, что и обеспечивает программа учета.
- Результаты работы менеджеров разных отделов должны быть представлены в едином формате для обеспечения соизмеримости.
- Для компании всегда существует вопрос безопасности хранения данных, поскольку утечка сведений может стоить миллионы.
- Программное обеспечение сокращает временные затраты на обработку и проверку результатов.
Также программа помогает рассчитать заработную плату работника на основании коэффициентов.
Что препятствует автоматизации KPI
Не каждая компания, внедряющая у себя систему нормативов эффективности, готова устанавливать программное обеспечение для работы.
Причин несколько:
- Качественное программное обеспечение для крупной компании стоит дорого. Некачественное приобретать нет смысла, поскольку потребуется потратить деньги на доработку (или новую систему). Любое ПО требует настройки и обслуживания. В отношении KPI это особенно актуально, поскольку перечень показателей для организации индивидуален, как и их значения.
- Структура компании не подразумевает IT-отдел. У руководства нет желания создавать новое структурное подразделение или расширять существующее. Часто на это просто не хватает ресурсов.
- Мотивации сотрудников не хватает на изучение новой программы, либо они не понимают ее удобство и ценность. Такая проблема характерна для коллективов, состоящих из сотрудников с консервативным настроем.
Какой должна быть система автоматизации KPI
Работа отдела продаж и так сложна, поэтому софт не должен приносить дополнительные трудности. Задача автоматизации - навести порядок и упростить систему учета ключевых показателей.
Несколько критериев, которые характерны для качественной системы автоматизации:
- Адаптация под изменяющиеся условия жизни компании. Изменение в уровнях показателей и их количестве, установка новых ключевых показателей, определяющих эффективность работы, определение нового “веса” показателя должны быть доступны без привлечения программиста. Управление программы должно быть простым и интуитивно понятным.
- ПО не должно стоить очень дорого, поскольку чрезмерные затраты на обслуживание перекроют выгоду от внедрения мотивации. Внимательно подбирайте дополнительные опции для программы, поскольку за каждую нужно доплачивать;
- Пользование программой не требует специальной подготовки. Менеджеры по продажам должны заниматься продажами, а не тратить время на изучение софта. Чем проще система, тем меньше времени придется тратить на внесение информации.
- ПО должно быть доступно с мобильных устройств. Коммерсанты не сидят в офисе. Часто необходимость внести информацию застает в дороге, после встречи с партнером, в другом регионе. Программное обеспечение должно адаптироваться к любым устройствам.
Объединение показателей в систему
Необходимость автоматизации состоит не только в значительном объеме информации и сложности управления, но и в несоответствии форматов сборов данных друг другу. В компании информация об успехах коммерсантов концентрируется в 1C, CRM- системе, офисных программах вроде Exel и т.д. Автоматизация помогает собрать все воедино и интерпретировать к единому виду. Выбранная программа самостоятельно анализирует поступающие сведения и разносит их по внутренним папкам.
Субъективные оценки и автоматизация KPI
Использование субъективных факторов в системе KPI большинство компаний не приветствует. И это оправданно, поскольку качество обслуживания клиентов, уровень соблюдения дисциплины и аналогичные процессы оценить сложно. Человек субъективен по своей природе, поэтому оценка не будет соответствовать качеству анализа, проведенного в отношении измеримых показателей (количество звонков, сумма сделок и т.д.).
Автоматизация KPI минимизирует эту проблему для организаций, которые обязаны учитывать субъективные факторы общения с клиентами. Например, продажа дорогих элитных товаров подразумевает оценку уровня работы с потребителями. Обеспеченные покупатели ценят качественный сервис, поэтому обслуживание стоит на одном из первых мест в системе ключевых показателей.
Автоматизация решает проблему субъективности с помощью формирования оценочной шкалы. При этом устраняется влияние человеческого фактора. Шкала должна быть максимально подробной и единой для всего коллектива.
Играет роль и периодичность оценки. Людям не свойственно одинаковое поведение длительный период времени. В один день сотрудник получит штраф за опоздание, в другой закроет контракт на миллион рублей. Программа помогает проводить оценку с заданной периодичностью, например, раз в месяц, квартал и т.д.
Контроль задач
Работа менеджера по продажам часто связана с возникновением задач, к выполнению которых нужно перейти внезапно. Автоматизация помогает распределить нагрузку между сотрудниками и проконтролировать их действия. В ручную это сделать практически нереально, особенно в компании с большим количеством сотрудников. Эффективно управлять можно максимум 7 подчиненными, поэтому компании с несколькими отделами продаж без специального ПО не обойтись.
Без софта не видно общей картины. Одни сотрудники выполняют слишком много задач, в результате остаются в нерабочее время из-за пропуска сроков. Другие не получают достаточной нагрузки и не могут реализовать свой потенциал. Автоматизация распределяет нагрузку равномерно. Коэффициент выполнения поставленных задач может использоваться как один из компонентов системы мотивации KPI.
Другое преимущество автоматизации KPI - возможность просмотреть текущее состояние показателей в любое время из любой точки мира. Руководитель может сделать вывод об эффективности конкретного сотрудника, отдела, а также “держать руку на пульсе” в отношении особенно важной сделки.
Менеджер также может оценить собственный прогресс до итогового подведения результатов. Такая мотивация работает здесь и сейчас, не создавая эффекта отложенных стимулов.
Формулы для расчета KPI
Автоматизация KPI пригодится и тем управленцам, которые не сильны в подготовке формул для расчета. Чем больше используется коэффициентов, тем сложнее расчет.
Программное обеспечение позволяет гибко подходить к расчету заработной платы. Используются не только однозначные показатели вида “100% соответствие норме - премия”, но и вариативные. Устанавливается значение критического показателя, например, 50% нормы.При соответствии реального результата критическому значению сотрудник получает минимальную премию. Значение в диапазоне от 50% до 100% соответствует индивидуально рассчитанной премии.
Автоматизация KPI решает многие проблемы руководства: облегчает процедуру настройки, контроля, сбора и обработки информации, экономит время и деньги. Интуитивно понятный интерфейс не вызывает трудностей с управлением. Вложения в программное обеспечение окупаются в короткий промежуток времени.
