Отдел продаж под ключ: от планов до запуска машины по захвату рынка

Построение отдела продаж — одна из самых востребованных услуг в бизнес-консалтинге. Для новых компаний ее актуальность понятна. А если в организации уже есть продающее подразделение? Оказывается, и в этих случаях очень часто требуется перезапуск текущей системы или создание отдела продаж с нуля — если, конечно, руководство нацелено на рост доходов и увеличение числа клиентов. Предлагаем разобраться во всем по порядку.

Отдел продаж с нуля — как это? Разбираемся в понятиях

Если компания только начинает свой путь в бизнесе, совершенно очевидно, что и отдел продаж по захвату рынка создается с чистого листа. Практически те же условия возникают тогда, когда организация осваивает новое направление. Но нередко отдел продаж с нуля строится и в следующих ситуациях:

• Предприятие работает, но полноценного продающего подразделения в его составе нет. Фирма получает прибыль, например, за счет клиентской базы, сформированной руководством. Естественно, при таком варианте есть куда стремиться. Создание эффективного отдела продаж поможет увеличить доходы предприятия в несколько раз.

• Компания открывает филиал в другом регионе. Фактически это подразумевает построение отдела продаж с нуля. Но такой вариант проще, если фирма уже располагает налаженной системой сбыта: технологии, доказавшие свою эффективность, можно с успехом применить и в работе филиала.

• Руководство недовольно действующим отделом продаж. Малое количество новых клиентов, сорванные сделки, текучка персонала, отсутствие заинтересованности менеджеров — эти и многие другие проблемы часто оказываются следствием ошибок, допущенных на самых ранних этапах формирования продающего подразделения. В подобных случаях нередко бывает проще построить отдел продаж заново, чем пытаться «реанимировать» существующую систему.

Построение отдела продаж: с чего начать и на чем финишировать

Открытие отдела продаж с нуля — многоступенчатый, сложный и достаточно длительный процесс. Подразделение будет приносить прибыль лишь в том случае, если оно построено и функционирует по четко определенным правилам. Отдел продаж, возникший хаотично и бессистемно, не работает, и это подтверждено печальным опытом множества российских фирм. Пора отказаться от метода проб и ошибок — гораздо надежнее и выгоднее подойти к делу основательно, следуя всем этапам и соблюдая принципы построения отдела продаж.

Но сначала стоит определиться с целями. Зачем это нужно? В первую очередь для того, чтобы в процессе работы над созданием системы понимать, в правильном ли направлении вы движетесь. Если поставленные цели достигаются, значит, ваши действия верны и принесут результат.

При создании отдела продаж перед руководством компании стоят три главные цели.

• Защитить компанию от убытков. Для этого необходимы соответствующие объемы продаж. На стадии планирования следует высчитать оборот, при котором фирма будет работать «в ноль». К полученной сумме нужно прибавить 10–20%. Это тот минимум, ниже которого продажи опускаться не должны, вне зависимости от меняющихся внешних условий.
• Добиться роста продаж. Окупаемость бизнеса — необходимое, но не достаточное условие его успешного существования. Любое коммерческое предприятие должно приносить доход и развиваться. Планируя рост продаж, нужно ставить перед отделом амбициозные, но в то же время реалистичные цели, исходя из возможностей компании и условий рынка.
• Обеспечить работу отдела независимо от первых лиц компании. Часто бывает так, что все продажи в фирме держатся на руководителе и/или его заместителе. Это очень рискованная ситуация. Если в результате форс-мажорных обстоятельств важные люди окажутся временно неспособными к управлению, система может быстро разрушиться. В отсутствие начальника рядовые менеджеры просто не справятся с работой. Не говоря уже о том, что подобная зависимость лишает свободы тех, кто несет на себе весь груз ответственности. К тому же руководитель компании никогда не должен исключать вероятности конфликта, в результате которого начальник отдела продаж может уйти к конкурентам, прихватив с собой лучших сотрудников и половину клиентской базы. К сожалению, такие моменты в бизнесе не редки. Что в таком случае останется от подразделения? Не слишком сильные менеджеры, неспособные действовать без руководства, в одночасье приведут компанию к убыткам.

Вывод очевиден: система должна работать в отсутствие «главных» людей. Конечно, не стоит рассчитывать на рост продаж в таких условиях — все-таки их следует рассматривать как экстремальные, а значит, задача сводится к выживанию. Если за две недели без руководства компания не понесла убытков, цель можно считать достигнутой.

Итак, с чего начать создание отдела продаж? Предположим, что в компании уже есть некая система сбыта и штат менеджеров. В этом случае первым этапом должен стать аудит отдела. Действительно ли нужно полностью ломать существующую систему? Принесут ли перемены ощутимый результат (прежде всего в финансовом выражении)? Насколько низка эффективность отдела, грозит ли она катастрофическими последствиями для бизнеса? В чем причина плохой работы подразделения — в некомпетентности и лени персонала или же в погрешностях управления, слабой организации? На эти и многие другие вопросы нужно ответить прежде, чем разрабатывать план создания отдела продаж.

Убедившись в необходимости построения эффективного отдела продаж, можно приступать к разработке структуры подразделения. Простейший вариант — один начальник на 5–6 менеджеров. Для крупной организации этого недостаточно: потребуется несколько руководителей. Иногда целесообразно организовать подразделение из двух частей: один отдел будет заниматься привлечением новых клиентов, другой — проведением сделок. Варианты разнообразны, и при выборе нужно учитывать многие условия: масштабы бизнеса, специфику продаваемых товаров и услуг, состояние клиентской базы и так далее.

Следующий этап — расчет расходов. Необходимо решить, какую сумму руководство готово выделить на открытие и содержание отдела продаж, и убедиться в том, что она достаточна. Кроме зарплаты сотрудникам, следует предусмотреть затраты на аренду помещения под офис, на подготовку рабочих мест (стол, стул, компьютер и ПО, телефон), тарифы на мобильную связь и интернет, рекламу, расходные материалы.

Разработка технологии продаж, подготовка документации — важнейший шаг в построении отдела. Каждый новый сотрудник должен первым делом изучить документы, и это не пустая формальность. Следование четким стандартам продаж исключает недопонимание и разногласия, позволяет сформировать стройную систему взаимодействия с клиентами. В работе профессионального продающего отдела задействовано более 30 документов. Это должностные инструкции, регламенты, договоры, прайс-листы и многое другое.

Разработка системы мотивации персонала — один из самых сложных и ответственных этапов. Расчет оклада и премиальной части, KPI, бонусов, штрафов — все это требует тщательного анализа. Система мотивации должна быть простой, понятной для менеджеров и, что важно, объективной: сотрудник получает ровно столько, сколько заработал. А главное, чтобы при ее реализации соблюдались интересы не только персонала, но и компании в целом.

Ключевой момент организации отдела продаж с нуля — поиск и подбор кадров. Распространенная ошибка собственников и руководителей компаний — стремление найти «готовых» профессионалов, опытных, компетентных, мотивированных менеджеров. В действительности таких специалистов почти не существует. Профессионалы уже заняты в других компаниях, и даже если ценой больших усилий удастся отыскать и привлечь опытного мастера продаж, вряд ли он окажется лояльным. Такие специалисты чаще всего имеют завышенные ожидания и при первой возможности начинают диктовать свои условия. Гораздо более надежный путь — набор не слишком опытных, но упорных, трудолюбивых и способных менеджеров и их последующее обучение. Процесс поиска и интервьюирования кандидатов — предмет особого разговора: здесь тоже требуется строгая система.

Подготовка и обучение сотрудников ведется по нескольким направлениям. Новички должны изучить стандарты продаж, специфику продукта, бизнес-процессы, корпоративный регламент. По итогам обучения часто проводится аттестация. Во многих компаниях реализована система наставничества, когда более опытные сотрудники помогают новичкам вести переговоры и заключать сделки.

Итак, отдел создан, сотрудники набраны и обучены, система продаж работает. Стоит ли считать дело завершенным? Отнюдь. В профессиональной системе продаж должны быть предусмотрены возможности для постоянного совершенствования, развития и роста эффективности. Они реализуются за счет разных инструментов — таких, как:

• тренинги для персонала;

• обучающие деловые игры;

• конкурсы;

• ежедневные, еженедельные, ежемесячные собрания с подведением итогов за истекший период;

• система нематериальной мотивации, например выбор лучшего сотрудника месяца;

• перспективы карьерного и профессионального роста.

Алгоритм построения отдела продаж за три месяца

Выше шла речь об этапах создания продающего подразделения как структурной единицы предприятия. Но понятие «отдел продаж под ключ» подразумевает и формирование коллектива — сплоченной команды, которая преследует единые цели и работает во благо компании под началом грамотного руководителя. Если подходить к вопросу бессистемно, на это могут уйти годы. Применение разработанного экспертами алгоритма позволяет построить эффективную продающую команду за 3–4 месяца.

Все начинается с объявления конкурса. От момента размещения вакансии до принятия первых сотрудников пройдет примерно месяц. За это время можно провести подготовительные мероприятия: выполнить аудиторскую проверку, продумать техники усиления продаж, разработать стандарты, внедрить документацию (в том числе план продаж и прайс-листы), оборудовать рабочие места.

Первое, что нужно предпринять при выходе новых сотрудников на работу, — ввести их в курс дела: рассказать о компании, ее продуктах, клиентах, конкурентах, обучить документообороту. К самостоятельным продажам их, конечно, допускать пока не следует. В первый месяц важно обеспечить новичкам поддержку (в том числе психологическую) и максимум обучения. С самого начала проводят тренинги для персонала. Одновременно совершенствуют технологии продаж.

Через месяц после завершения первого конкурса стоит организовать второй. Вообще отборы рекомендуют проводить каждые 3 месяца, даже если сформированный коллектив полностью устраивает руководство: это поможет собрать команду сильнейших и всегда поддерживать сотрудников в тонусе. Если же кадровый состав отдела не удовлетворяет требованиям по количеству/ качеству, конкурсы следует устраивать раз в 2 месяца или чаще.

В результате всех мероприятий за три–четыре месяца руководитель компании получит полностью сформированный отдел с подготовленными, обученными специалистами, действенной и строго соблюдаемой технологией продаж, грамотным управлением. Уже через неделю от момента поступления в штат сотрудники смогут работать с клиентами — разумеется, под контролем.

От работы отдела продаж зависит самое главное — прибыль компании. Поэтому к вопросу его организации стоит отнестись со всей ответственностью. Самостоятельно сформировать подразделение, которое действительно будет продавать, нелегко даже руководителю со стажем. Но можно доверить эту задачу экспертам, специализирующимся в области консалтинга и управления продажами: тогда процесс пойдет быстрее, а результат будет намного более ощутимым.

Помощь в построении отдела продаж под ключ

Можно попытаться сформировать отдел продаж самостоятельно, а можно воспользоваться помощью профессионалов. Разницу между первым и вторым способами комментирует Константин Александрович Бакшт, основатель и руководитель международной консалтинговой компании Baksht Consulting Group:

«Больше чем за 15 лет работы нашей команде приходилось наблюдать разнообразные сценарии построения систем продаж. Многолетний опыт, накопленный нами, позволяет сделать два вывода. Во-первых, создать профессиональную, работающую систему продаж очень непросто. Во-вторых, если действовать методом проб и ошибок, процесс затянется на годы, а результат может быть самым непредсказуемым. Часто путь к заветной цели лежит через десятки погибших отделов, крупные денежные потери и полное разочарование. Если у вас достаточно времени, сил, нервов и финансов на то, чтобы пойти этой дорогой, вы можете попытаться создать отдел продаж самостоятельно. Более простой путь — довериться экспертам, которые накопили колоссальный опыт в этом направлении.

Наша компания с 2003 года занимается созданием профессиональных систем продаж в сегменте B2B. Мы реализовали более 500 проектов под ключ во всех регионах России и странах бывшего СССР. В нашей команде десятки экспертов — практикующих коммерсантов с опытом работы в разных сферах бизнеса. Для каждого заказчика мы подбираем специалистов, которые лучше всего разбираются именно в нужной ему отрасли. Благодаря применению специальной технологии построения отдела продаж и совместной работе эксперты Baksht Consulting Group создадут подразделение с нуля или улучшат существующую систему всего за три месяца».

P. S. Константин Бакшт — признанный эксперт в области управленческого консалтинга, известный бизнес-тренер, создатель собственной технологии построения отделов продаж и один из самых читаемых в стране авторов деловой литературы.

Мнение редакции

Даже опытному руководителю бизнеса непросто провести аудит системы продаж, ведь для этого нужны специальные знания. Сегодня существуют анкеты, которые помогают самостоятельно выполнить анализ действующей системы сбыта, выявить ее сильные и слабые стороны. Но если требуется глубокое исследование с исчерпывающими рекомендациями, имеет смысл заказать аудит отдела продаж в консалтинговой компании.

Источник: https://aif.ru/boostbook/otdel-prodazh-pod-kljuch.html

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж - посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами "Система продаж".

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.