Структура отдела продаж
Организационная структура отдела, привлекающего Клиентов в бизнес - основа стабильной прибыли Компании.
Бизнес может нести пользу Клиенту через свой товар или услугу, но без подготовки продающего звена Покупатели о вас даже не узнают.
Цель бизнеса - получить контроль над рынком, присвоив себе 51% всех сделок в отрасли. А сделать это можно только с отделом продаж, структура и планы которого продуманы руководством.
Структура отдела продаж основывается на трех элементах: команде, руководителе и стандартах.
Команда менеджеров
Обеспечить постоянный рост прибыли может только надежный коллектив. Но где взять тех специалистов, которые смогут найти подход к Партнёру и будут закрывать сделку за сделкой? Нигде. Их можно только подготовить самостоятельно. Это реально, если есть действующая система продаж.
Компании выгоднее найти людей с небольшим опытом и научить работать так, как требует специфика бизнеса, чем заниматься переподготовкой специалистов со средним опытом продаж.
Структура коммерческого отдела базируется на кадрах. Люди - это лицо Компании, основа первого впечатления Клиента.
Эффективный набор кадров
Стандартный вариант поиска человека на вакантное место:
- Составить текст вакансии;
- Разместить на доступной площадке без учета эффективности;
- Потратить время на собеседование с каждым кандидатом;
- Выбрать относительно подходящего.
А он не приходит в назначенный день. В итоге руководство тратит массу времени на поиск, который не приносит результата. Около 20% выбранных на место отказываются от должности. Они могут передумать и пойти в другую организацию, им не понравится рабочее место или будет другая причина. Пока вы выбираете кадры по-старому, покупатели уходят к конкурентам.
Мы рекомендуем использовать технологию ассессмент-центра при наборе кадров. Она подразумевает поэтапный отбор из множества кандидатов с помощью анкет, интервью и кейсов. Для отсеивания потенциальных сотрудников выбирается жюри, состоящее из начальника коммерческой службы, руководителя Компании и опытных коммерсантов.
Такая система отбора помогает экономить время и оценивать не только готовые резюме, но и практические навыки соискателей.
Благодаря сбору всех кандидатов в одно время срабатывает принцип дефицита. Конкуренция мотивирует бороться за место и помогает соискателям демонстрировать навыки.
Оптимальное количество кандидатов для группового собеседования - до 45 человек. Если их больше, разделите отбор на два дня. Контролировать большую группу сложнее, внимание рассеивается. Некоторые специалисты уйдут сами, когда увидят толпу, но среди них могут быть и подходящие, поэтому сотню человек набирать не нужно.
Оптимальное количество соискателей обеспечивается верно составленным текстом вакансии. Кроме самой подачи важна площадка, на которой размещено объявление. Не экономьте. Вакансия влияет на первое впечатление о Компании.
Адаптация персонала
Организационная структура отдела продаж учитывает и подразделение подготовки кадров. Программа адаптации помогает исключить тех, кто по факту не сможет выполнять обязанности менеджера на нужном уровне.
Чтобы быстрее перейти в рабочий режим, новичок участвует в тренинге по активным продажам. Такой формат эффективен по ряду причин:
- Новый сотрудник знакомится с коллективом в более непринужденной рабочей обстановке;
- Новичок обучается искусству продаж на практике, что поможет более уверенно чувствовать себя в переговорах с реальным собеседником;
- Руководство увидит на что способен новый сотрудник;
- Новобранец оценит свои силы и поймет к чему стоит стремится, познакомится с коллегами.
Быстрая адаптация помогает быстрее включить нового сотрудника в работу и увидеть первые результаты. Но путь этот будет долгим, поэтому запаситесь терпением.
Мотивация коллектива
Эффективная структура отдела продаж поддерживается руководством. Чтобы каждый сотрудник работал на полную мощность, необходим «ключ» к его стремлениям.
Деньги влияют на интенсивность труда, но обеспечивают только «стандартный функционал» менеджера. Если вы хотите добиться от подчиненных желания расти и развиваться в Компании, сочетайте разные способы мотивации.
Варианты поощрения ограничиваются только фантазией. Ужин в ресторане за счет Компании, день работы из дома или просто грамота помогут повысить эффективность.
Используйте корпоративные мероприятия для сплочения коллектива. Благоприятный климат в отношениях поможет пережить трудные времена, если они придут. Когда сотрудники привыкнут к принципам взаимопомощи, руководство будет тратить меньше сил на дополнительную мотивацию и обучение.
И в сформированной команде остается дух соперничества. Управленец должен поддерживать атмосферу соревнования с помощью конкурсов и других мероприятий.
Продажи и клиентская служба
Организационная структура отдела продаж, схема ее построения должны соотносится с разделением обязанностей на клиентскую службу и подразделение продаж.
С развитием бизнеса изменяется функционал менеджеров.
Первое время общение с Покупателями берет на себя собственник бизнеса. Оборотов еще нет, рынок не знает о продукте, нет ресурсов на содержание коммерсантов.
Когда бизнес набирает обороты, руководство берется за формирование подразделения для работы с Партнерами. Команда менеджеров по продажам берет на себя все заботы о Клиентах.
С появлением постоянных покупателей интенсивность падает, поскольку сотрудники получают достойную зарплату с уже заключенных сделок.
Чтобы менеджеры занимались продажами, обязанности по работе с постоянными Покупателями передают клиентской службе. При этом коммерсанты продолжают получать процент с ранее заключенных сделок.
Роль руководителя
Организационная структура отдела не обходится без руководителя продаж. Подразделению из 5 менеджеров потребуется минимум один начальник.
Управляющий своим примером показывает, как нужно работать. Одних слов мотивации недостаточно. Руководитель на практике демонстрирует, как нужно общаться с Клиентами. Если коллектив не увидит активных действий по привлечению сбыта от своего начальника, никто и пальцем не пошевелит. Поэтому управляющий должен быть не формальным, а действующим. Мотивация ведущего коммерсанта
Мотивация руководителя отличается от стимулов для рядовых специалистов уровнем амбиций. Управленец стремиться подняться по карьерной лестнице, и Компания должна обеспечить ему возможность роста.
Также мотивирует управленца и обеспечивает рост подчиненных система наставничества.
Присутствие на переговорах новичков опытного коммерсанта повышает вероятность заключения сделки и подтверждает статус бизнеса в глазах Партнера.
Наставник чувствует свою значимость и получает возможность передать свои навыки подчиненным, укрепив с ними связь, а новичок приобретает опыт проведения успешных переговоров.
Отдел продаж, структура которого строится по принципу подчиненности, должен эффективно работать и без присутствия руководителя. Устойчивость системы без постоянного надзора - гарантия верного подхода к управлению.
Мотивация ведущего коммерсанта должна выделять его на общем фоне коллектива, но не угнетать интересы остальных.
Доход руководителя
Структура отдела продаж отражена и в принятой Компанией системе оплаты. Привязка дохода сотрудников к KPI показывает хорошие результаты. Коэффициенты эффективности делают расчет зарплаты понятным и прозрачным.
KPI начальника разрабатывается индивидуально. Как и у менеджеров, доход может состоять из окладной части, процента за выполнение плана и процента за достижение намеченного результата командой.
Плановые показатели для ведущего коммерсанта будут выше, поскольку у него больше шансов «дожать» сложного Клиента и закрыть сделку на крупную сумму. Система оплаты строится так, чтобы начальник стремился к собственному плановому показателю в рамках общей цели и результат подчиненных интересовал его больше, чем личный с точки зрения финансов и мотивации.
Стандарты и документы в Компании
Структура коммерческого отдела поддерживается прописанными нормативами, которые делают функционал устойчивым.
Чем больше процессов можно прописать в документах, тем меньше времени потратит руководитель на отладку работы в Компании.
Бизнесу требуется около 30 стандартов, но даже подготовка трети из них выведет организацию на новый уровень. В документах прописываются:
Обязанности менеджеров по продажам. Больше не возникает ситуаций с перекладыванием обязанностей и фраз “Мне за это не платят”;
Стандарты проведения “холодных” переговоров, работы с входящими обращениями, подготовкой встреч;
Варианты работы с возражениями Покупателей.
Также необходимы методики расчета заработной платы, описание системы нематериальной мотивации и денежного поощрения.
Создание стандартов помогает новичкам адаптироваться к работе в организации, а руководителю - сэкономить время на подготовку новобранца. Все, что можно понять и запомнить из теории вопроса продаж, отражается на бумаге и передается сотруднику для изучения.
Организационная структура отдела продаж - отражение системы разработанных стандартов. Для каждой части есть свой документ, регламентирующий действия специалистов.
VIP- подразделение
Организационная структура отдела продаж включает и подразделение для обслуживания постоянных перспективных Клиентов. Поддержание контакта и допродажи - целая философия, которую постигают менеджеры на этапе, когда доля рынка уже захвачена Компанией и продолжает расширяться.
Эффективная структура отдела продаж не должна игнорировать эту службу, поскольку она приносит значительную часть дохода бизнесу. Напоминайте Клиенту о себе, демонстрируйте новинки, спрашивайте о делах и помогайте по мере возможности, тогда Покупатель не только вернется, но и посоветует вас знакомым и друзьям.
Организационная структура отдела продаж, схема действий управленца соответствуют этапу развития бизнеса, но всегда опираются на разработанные стандарты, сотрудников и начальника подразделения.
